Para Codex, el manejo adecuado de tus datos personales es fundamental. Por ello, ponemos a tu disposición la presente Política de Privacidad, a través de la cual te informamos, de conformidad con la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales (LOPDP) en Ecuador, sobre el tratamiento que realizamos respecto a la información que nos proporcionas, los fines de dicho tratamiento, y otros aspectos relevantes para tu consideración. En este documento encontrarás información específica sobre: • El tipo de información personal que recopilamos, su origen y los fines específicos para su tratamiento. • La base legal para el tratamiento de los datos. • El tiempo de retención de la información. • Con quiénes compartimos dicha información. • Los medios disponibles para comunicarte con nosotros y ejercer tus derechos.
Codex recopila tu información personal con el fin de ofrecerte un mejor servicio. Debido a la naturaleza de nuestro negocio, la información que tratamos se recopila únicamente para brindarte nuestros servicios, gestionar cualquier reclamo relacionado con la utilización de nuestra plataforma, y mantenerte informado sobre actualizaciones en nuestro catálogo de productos. Almacenamos tus datos desde el momento en que solicitas información sobre el producto (mediante el llenado de nuestros formularios de contacto o el envío de nuestro catálogo a tu correo) hasta la terminación de la relación comercial entre las partes. En cada una de nuestras plataformas manejamos la información de acuerdo con lo dispuesto en esta Política de Privacidad. Conforme a la Ley de Comercio Electrónico, Firmas Electrónicas y Mensajes de Datos, la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales (en adelante, “LOPDP”) y demás disposiciones legales aplicables, el responsable del banco de datos en el que se almacenarán los datos personales facilitados por los usuarios en la presente solicitud es la compañía Codex S.A.S. (en adelante, “Codex”), quien obtiene del Titular de los Datos Personales (en adelante, el “Titular”) esta Declaración de Consentimiento, conforme al artículo 8 de la LOPDP, para el tratamiento de sus datos personales a través de nuestra plataforma y/o aplicación. Esta Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales (en adelante, la “Política”) entrará en vigor desde que el Titular de los datos personales preste su consentimiento a través de la aceptación y uso de la aplicación y plataforma web de Codex, y estará vigente hasta que este revoque la autorización para el tratamiento de sus datos. Como parte de sus actividades generales, Codex recoge y, en algunos casos, revela información sobre los usuarios, proveedores independientes y visitantes (en adelante, el “Titular”), almacenada en la Aplicación (en adelante, la “Aplicación”) y plataforma web (en adelante, la “Plataforma”) que ofrecen servicios en línea enfocados en la inteligencia artificial y el derecho, tales como: 1) análisis y consultas legales automatizadas; 2) recopilación de normativas y documentos legales relevantes; y 3) automatización de ciertos procesos para mejorar el acceso a la información legal (en adelante, los “Servicios Ofertados”). Esta Política describe la información que Codex recopila del Titular y el tratamiento de dicha información en el curso de sus actividades comerciales. El Titular acepta expresamente y otorga su consentimiento libre, específico, previo, informado e inequívoco para que Codex, quien es el responsable de la base de datos, use y realice el tratamiento de la información personal e identificable del Titular bajo esta Política. Con el consentimiento del Titular, Codex podrá recopilar la información proporcionada (detallada en el numeral 1.1 de la presente Política). Asimismo, el Titular autoriza a Codex a recopilar, acceder, registrar, organizar, almacenar, conservar, elaborar, modificar, extraer, consultar, utilizar, bloquear, transferir a nivel nacional e internacional, comunicar, modificar, suprimir y, en general, tratar sus datos personales. El Titular otorga su consentimiento explícito a Codex para la transferencia internacional de sus datos personales para las mismas finalidades detalladas para el tratamiento local, de conformidad con la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales. La privacidad de la información del Titular es de suma importancia para Codex. Por esta razón, tomamos todas las precauciones y medidas de seguridad necesarias para resguardar la información, utilizando mecanismos de seguridad informática y protegiendo la información en cumplimiento con la LOPDP.
1.1. Para acceder a cualquiera de los Servicios Ofertados en la Aplicación y Plataforma de Codex, los Titulares de los datos deben registrarse, proporcionando ciertos datos personales completos, exactos y vigentes. Codex podrá solicitar, recopilar y almacenar la siguiente información personal: nombre de usuario para operar en el sitio de Codex, nombres y apellidos, número de documento de identidad válido, información de contacto (como número de teléfono, dirección de correo electrónico y número de teléfono móvil) y, al menos, un método de pago válido (ya sea una tarjeta de crédito o un socio de pago aceptado por Codex) (en adelante, la “Información Personal”). Codex podrá confirmar la Información Personal suministrada acudiendo a entidades públicas, compañías especializadas o centrales de riesgo, para lo cual el Titular de los datos, mediante la presente Política, otorga su consentimiento expreso. La información obtenida de estas entidades será tratada de manera confidencial. 1.2. Al Titular de los datos que se registre en Codex, se le otorgará una cuenta personal mediante un usuario y contraseña (en adelante, la “Cuenta”), y consiente expresamente que Codex tenga acceso, en cualquier momento, a toda la información contenida en su Cuenta, incluyendo, sin limitación, su Información Personal, e información sobre sus intereses, preferencias, contactos y cualquier otro contenido alojado en su Cuenta. 1.3. La información personal relacionada con el método y procesamiento de pago que Codex destine para la compra y venta de los Servicios Ofertados quedará excluida de las disposiciones de transferencia de información a terceros Proveedores Independientes.
2.1. El Titular tiene derecho a acceder a sus datos personales contenidos en su Cuenta en posesión de Codex, a conocer las características y finalidades de su tratamiento, a actualizarlos, rectificarlos en caso de ser inexactos o incompletos, a solicitar su supresión o cancelación, incluyendo su dirección de correo electrónico, y a oponerse a su tratamiento. Asimismo, tiene derecho a ser informado de las cesiones y/o transferencias internacionales de la Información Personal realizadas, conforme a lo previsto en la LOPDP. Para ejercer estos derechos, el Titular deberá enviar una solicitud a la dirección de correo electrónico: soporte@codexrt.com. Esta solicitud deberá incluir: nombre del titular y domicilio u otro medio para recibir respuesta, documentos que acrediten su identidad o representación legal, una descripción clara y precisa de los datos sobre los que desea ejercer sus derechos, y otros elementos que faciliten la localización de los datos. Codex comunicará a los terceros a quienes haya transferido los datos del Titular, pero no será responsable por los actos de terceros o el tratamiento que estos den a la información remitida, salvo que dichos actos hayan sido dispuestos por Codex. Codex actuará dentro de un plazo de quince (15) días calendario. 2.2. El Titular garantiza y responde, en todo caso, por la veracidad, exactitud, vigencia y autenticidad de la Información Personal proporcionada y se compromete a mantenerla actualizada. 2.3. Una vez registrado en Codex, el Titular podrá revisar y cambiar la información proporcionada durante el proceso de registro, incluyendo: A) el usuario y dirección de correo electrónico, B) la información de contacto y residencia, C) la clave de acceso, y D) la información sobre los métodos de pago seleccionados. Sin perjuicio de los cambios realizados, Codex conservará la información personal anterior por motivos de seguridad y prevención de fraude. 2.4. Codex se ajustará a lo dispuesto en el artículo 18 de la LOPDP en relación con las excepciones a los derechos de rectificación, actualización, eliminación, oposición, anulación y portabilidad de la información personal de los Usuarios. 2.5. Codex conservará la Información Personal del Titular durante un periodo de cinco (5) años con el fin de resolver disputas o reclamos, detectar problemas y dar cumplimiento a lo establecido en los Términos y Condiciones, salvo que el Titular revoque su autorización. Codex podrá modificar esta Política o las prácticas de envío de correos electrónicos cuando lo considere necesario. Si Codex modifica la Política, notificará al Titular mediante una versión actualizada en su sitio web, un correo electrónico o en la Aplicación y/o Plataforma. Si los cambios en la Política no alteran la finalidad para la cual se tratan los datos personales, serán efectivos al momento de su publicación; de lo contrario, Codex solicitará el consentimiento respectivo del Titular.
3.1. Para suministrar eficientemente los servicios ofrecidos y permitir que el Titular pueda acceder de forma ágil a los mismos, Codex requiere ciertos datos personales, incluyendo la dirección de correo electrónico y demás información estipulada en la sección 1.1 de esta Política. La recolección de esta información permite a Codex ofrecer al Titular servicios y funcionalidades que mejor se ajusten a sus necesidades. La Información Personal recabada tiene las siguientes finalidades: • Permitir que Codex y sus Proveedores Independientes se comuniquen con el Titular para la prestación de un servicio eficiente y oportuno. Por esta razón, cuando corresponda, Codex compartirá los datos personales del Titular con los Proveedores Independientes para que estos puedan comunicarse con el Titular ante cualquier eventualidad durante la prestación de los servicios, conforme a los artículos 33 y 36 de la LOPDP sobre la transferencia de información personal a terceros. La Información Personal sólo podrá utilizarse en el contexto de la prestación de los servicios y, en el caso de los Proveedores Independientes, no deberá ser empleada con fines publicitarios, promocionales u otras actividades no relacionadas con el servicio ofrecido a través de Codex. • Realizar estudios internos sobre los intereses, comportamientos y demografía del Titular para comprender mejor sus necesidades e intereses y mejorar los servicios o proporcionar información relacionada. Adicionalmente, el Titular autoriza a Codex a utilizar su Información Personal para: • Enviar información o mensajes por correo electrónico, mensajes de texto (SMS) o plataformas de mensajería instantánea sobre publicidad o promociones, banners de interés para el Titular, y noticias sobre Codex. Si el Titular lo prefiere, puede solicitar ser excluido de las listas de envío de información promocional o publicitaria enviando un correo electrónico a la siguiente dirección: soporte@codexrt.com. En caso de que el Usuario no acepte algunos de los usos de sus datos personales, esto no afectará los demás fines establecidos. Sus datos personales sólo serán utilizados para los propósitos aquí mencionados. 3.2. Codex podrá compartir la Información Personal (incluida la dirección de correo electrónico), conforme a lo indicado en la sección Primera, 1.3, con proveedores de servicios, empresas de outsourcing, o empresas con las cuales Codex tenga una relación de colaboración o alianza para mejorar o facilitar las operaciones. Codex velará por el cumplimiento de ciertos estándares a través de la firma de acuerdos de confidencialidad o convenios cuyo objeto sea proteger la privacidad de los datos personales del Titular. En algunos casos, estos proveedores de servicios podrán recolectar información directamente del Titular (por ejemplo, si se les solicita realizar encuestas o estudios). En tales casos, el Titular será informado de la participación de un proveedor de servicios independiente, y será su decisión proporcionar cualquier información adicional. Si el Titular proporciona, por iniciativa propia, información adicional a dichos prestadores de servicios directamente, estos la utilizarán conforme a sus propias políticas de privacidad. Codex no se hace responsable del uso indebido de la Información Personal del Titular por parte de empresas o sitios de Internet que actúen por cuenta propia. 3.3. El Titular reconoce y acepta que Codex podrá revelar o compartir Información Personal con terceros que sean proveedores de servicios, empresas aliadas, afiliadas o relacionadas con Codex, en sujeción a lo dispuesto en las cláusulas correspondientes de esta Política. En cualquier otro caso, Codex requerirá el consentimiento del Titular para compartir dicha información. 3.4. Los Servicios Ofertados podrán ponerse a disposición o ser accesibles en relación con servicios y contenidos de terceros (incluida publicidad) que Codex no controla. El Usuario reconoce que estos terceros pueden tener diferentes condiciones y políticas de privacidad aplicables al uso de sus servicios y contenidos. Codex no respalda estos servicios ni contenidos de terceros y, en ningún caso, será responsable de cualquier producto o servicio proporcionado por dichos terceros. Codex solo será responsable en caso de que estos terceros realicen su encargo de conformidad con las instrucciones de Codex. 3.5. Transferencia de Datos Personales: La información proporcionada por los usuarios estará disponible solo para las personas autorizadas, y su circulación se limitará exclusivamente al ejercicio de las finalidades autorizadas por el usuario, sin perjuicio del cumplimiento de órdenes legales y/o judiciales que requieran el acceso a la información suministrada por los usuarios, proveedores, trabajadores y contratistas de Codex. Codex puede compartir la información personal del usuario con determinados encargados de tratamiento que actúan como proveedores, quienes han sido previamente verificados para garantizar el manejo adecuado de los datos personales y el cumplimiento de normativas aplicables, así como leyes antisoborno, anticorrupción y de prevención del fraude. 3.6. Efectos de la entrega de datos personales: La información proporcionada a Codex requiere del consentimiento libre, previo, informado y expreso del titular de la información, obtenido por medios físicos o electrónicos que permitan su consulta posterior. No se requerirá autorización en casos de requerimientos de entidades públicas o administrativas en el ejercicio de sus funciones legales, para datos de conocimiento público o en casos de urgencia médica o sanitaria. Si el Usuario considera que Codex no debe utilizar o compartir su información personal, deberá manifestarlo expresamente a través del Delegado de Protección de Datos mediante el correo privacy@codexrt.com. Los titulares de los datos personales pueden, en cualquier momento, revocar la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos personales o solicitar su supresión, siempre que no lo impida una disposición legal o contractual. Codexestablece mecanismos sencillos y gratuitos para que el Titular pueda revocar su autorización o solicitar la supresión de sus datos personales, al menos por el mismo medio por el cual otorgó su consentimiento.
4.1. Una vez registrado en la Aplicación o Plataforma, Codex no venderá, intercambiará, alquilará ni compartirá la Información Personal del Titular, excepto en las formas establecidas en esta Política. No obstante, el Titular consiente expresamente que Codex transfiera total o parcialmente la Información Personal a cualquiera de sus sociedades controladas, controlantes y/o vinculadas, en el momento, forma y condiciones que estime pertinentes. Codex hará todo lo posible para proteger la privacidad de la Información Personal. Sin embargo, puede suceder que, en virtud de órdenes judiciales, cuando esté permitido por ley, o en casos de prevención de lavado de activos o financiamiento del terrorismo, Codex deba revelar la Información Personal a autoridades o terceras partes sin el consentimiento del Titular.
5.1. Para acceder a los servicios reservados únicamente para el Titular debidamente registrado, este dispondrá de una clave personal. Con esta clave, el Titular podrá contratar y calificar los servicios proporcionados por terceros a través de la Aplicación y/o Plataforma de Codex. El Titular deberá mantener esta clave bajo absoluta confidencialidad y, en ningún caso, deberá revelarla o compartirla con otras personas. 5.2. El Titular será responsable de todos los actos que se realicen mediante el uso de su nombre de usuario y clave, lo que incluye asumir los pagos de tarifas que eventualmente se devenguen o los perjuicios que puedan sufrir otros usuarios. Si el Titular cree que alguien más puede conocer su clave, deberá modificarla accediendo a la opción de modificación dispuesta en la plataforma de Codex.
6.1. La Aplicación está dirigida exclusivamente a personas mayores de 18 años, por lo que el acceso a la misma está restringido a menores de 18 años. Codex se reserva el derecho de verificar, por los medios que considere oportunos, la edad real de cualquier Titular de los datos. 6.2. Si Codex sospecha que un usuario de la Aplicación es menor de 18 años y ha proporcionado información falsa para acceder, podrá denegarle el acceso a los Servicios Ofertados.
7.1. Codex cooperará con las autoridades competentes y otros terceros para garantizar el cumplimiento de las leyes. Codex podrá revelar la Información Personal del Titular sin su consentimiento únicamente cuando esté permitido por ley, requerido por mandato judicial, o en casos de prevención de lavado de activos, financiamiento del terrorismo, o si el Titular participa en actividades ilegales. En tales situaciones, Codex colaborará con las autoridades para salvaguardar la integridad y seguridad de la comunidad y de sus usuarios.
8.1. Codex cumple con toda la normativa en materia de medidas de seguridad aplicables a los datos personales. Adicionalmente, Codex utiliza estándares de la industria para proteger la confidencialidad de la Información Personal, incluyendo medidas como cortafuegos (“firewalls”) y Secure Socket Layers (“SSL”). Codex considera la Información Personal del Titular como un activo que debe protegerse de cualquier pérdida o acceso no autorizado. Para ello, emplea diversas técnicas de seguridad para proteger estos datos contra accesos no autorizados. No obstante, dado que Internet es un sistema de acceso público, Codex no puede garantizar que terceros no autorizados no puedan superar sus medidas de seguridad y utilizar la Información Personal de forma indebida. 8.2. El Titular conoce y acepta expresamente que Codex, a su exclusivo criterio y cuando sea necesario, puede recopilar, almacenar y, en ciertos casos, monitorear el intercambio de mensajes y correos electrónicos entre el Titular y Proveedores Independientes dentro de la Aplicación y/o Plataforma, con el objetivo de contribuir a la seguridad de las relaciones y comunicaciones que se desarrollan a través de la plataforma. 8.3. Codex no se hace responsable por interceptaciones ilegales o violaciones de sus sistemas o bases de datos por parte de personas no autorizadas, ni por el uso indebido de la información obtenida por estos medios. 8.4. La Información Personal del Titular será almacenada en la base de datos de Codex, ubicada en servidores proporcionados por su proveedor de servicios de almacenamiento. Esta información se maneja bajo los estándares de seguridad necesarios para proteger la integridad y confidencialidad de los datos. 8.5. En el caso de la Aplicación Codex, para que los usuarios puedan gestionar de forma más eficiente sus consultas legales, la Aplicación podrá solicitar datos de localización, siempre que el Titular haya otorgado el consentimiento expreso para este fin. 8.6. La Aplicación Codex también recoge y almacena el número telefónico del usuario, el cual se guarda en nuestra base de datos utilizando métodos de encriptación para garantizar la protección de la información personal. Estos datos se utilizan para identificar posibles comportamientos inusuales dentro de la aplicación y no se comparten ni transfieren a terceros.
9.1. Aunque Codex desea mantener al Titular siempre actualizado sobre promociones, novedades, y cambios, el Titular puede seleccionar los correos electrónicos y la información promocional que desea recibir de Codex, siempre y cuando haya dado su consentimiento para recibir esta información. 9.2. En caso de que el Titular no desee recibir dichos correos electrónicos, podrá darse de baja cambiando sus preferencias en el enlace proporcionado en las comunicaciones de Codex, o bien accediendo a su Cuenta Personal, donde podrá seleccionar sus preferencias para futuras comunicaciones. También puede enviar sus preferencias por correo a la dirección postal indicada en estas Políticas de Privacidad. La presente Política de Privacidad rige a partir del momento en que el Titular otorga su consentimiento.
El Titular de los datos otorga su consentimiento unilateral, libre y voluntario para el tratamiento de sus datos personales, autorizando que sean recolectados, almacenados, procesados, transmitidos, eliminados o sujetos a cualquier tratamiento, sea mediante procedimientos técnicos automatizados, parcialmente automatizados o manuales por Codex o su delegado. Esto con el fin de identificar, actualizar datos y ofrecerle servicios y/o productos a través de canales digitales o cualquier otro medio. La transmisión y almacenamiento de la información recopilada por Codex o su delegado se llevará a cabo en infraestructura administrada por Codex, ya sea dentro o fuera de Ecuador, en servidores físicos o en la nube, con proveedores que cuenten con certificaciones internacionales de Seguridad de la Información. Asimismo, el Titular declara conocer y aceptar el Aviso de Política de Privacidad de PlaceToPay, donde se especifican sus derechos, los datos tratados, las actividades comerciales de los aliados, y otros aspectos importantes sobre la protección de datos personales. Esta información puede encontrarse en el sitio web de PlaceToPay en https://www.evertecinc.com/politica-de-privacidad, donde también es posible solicitar la gestión de derechos o consentimientos. Codex o su delegado notificarán cualquier actualización en el Aviso de Política de Privacidad mencionado a través de los distintos canales digitales.
Además de la información obtenida directamente del Titular, Codex podrá combinar la información proporcionada con otros tipos de datos recopilados mediante fuentes diversas, como otros usuarios, datos de acceso público y enlaces de otros sitios web. El Titular declara que conoce y acepta que Codex podrá utilizar un sistema de seguimiento mediante cookies ("Cookies"). Las Cookies son pequeños archivos que se instalan en el disco duro con una duración limitada en el tiempo y ayudan a personalizar los servicios en línea. Las Cookies se utilizan con el fin de conocer los intereses, el comportamiento y la demografía de quienes visitan los sitios web o de los usuarios de nuestra página. A través del uso de Cookies, Codex puede comprender mejor sus necesidades e intereses y ofrecer un mejor servicio o proveer información relacionada. También usaremos la información obtenida mediante las Cookies para analizar las páginas navegadas por el visitante o usuario, las búsquedas realizadas, mejorar nuestras iniciativas comerciales y promocionales, y mostrar publicidad o promociones de Codex. El Titular declara y acepta que Codex podrá incluir Cookies en los correos electrónicos que envíe para medir la efectividad de sus promociones. Al navegar en Codex, se pueden recoger datos considerados como no identificativos, que pueden incluir la dirección IP, geolocalización, un registro de cómo se utilizan los servicios y sitios, hábitos de navegación y otros datos que no permiten identificar al usuario de manera directa.
Tienes el control de tus datos personales. Como titular o interesado en tu información personal, puedes solicitar directamente a Codex a través del correo electrónico privacy@codexrt.com el ejercicio de tus derechos conforme a la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales (LOPDP) en Ecuador. Los derechos que puedes ejercer son los siguientes: • Acceso: Puedes solicitar a Codex acceso a todos tus datos personales y a la información sobre su tratamiento sin necesidad de justificación, siempre y cuando esta solicitud sea razonable y no constituya un abuso del derecho. • Rectificación y actualización: Puedes solicitar a Codex que actualice o modifique cualquier dato erróneo o desactualizado que tengamos sobre ti. Es importante que la información que nos proporciones sea veraz y precisa. Codex puede cotejar la información que proporcionas con fuentes públicas o de acceso estatal. • Eliminación: Puedes solicitarnos la eliminación de tus datos personales cuando ya no exista una razón para su tratamiento, cuando la relación comercial haya concluido o cuando su conservación ya no sea necesaria para la finalidad original con la que fueron recopilados. Este derecho puede tener limitaciones legales. Codex podrá conservar tu información si una autoridad lo requiere en el contexto de investigaciones de interés público o si existe una obligación legal de mantenerla por un periodo adicional. • Oposición: Puedes oponerte al uso de tus datos personales si consideras que se están tratando para finalidades distintas a las establecidas o si no son necesarias para la relación comercial. • Suspensión del tratamiento: Puedes solicitar el cese temporal del tratamiento de tus datos en los siguientes casos: o Si impugnas la exactitud de tus datos personales. o Si el tratamiento que realizamos es ilícito. o Si Codex ya no necesita tratar tus datos personales, pero tú los requieres para formular, ejercer o defender reclamaciones. o Si te opones al tratamiento de tus datos por razones de interés público o legítimo, mientras verificamos si los motivos legítimos para el tratamiento prevalecen sobre los tuyos como titular.
Las actualizaciones a este documento serán notificadas a través del sitio web de Codex o mediante los canales digitales que hemos puesto a tu disposición. Es tu responsabilidad revisar periódicamente estos cambios. Informaremos cualquier aspecto que pueda afectar el tratamiento de tus datos personales, asegurándonos de que esto no implique un menoscabo de tus derechos como titular. DÉCIMO TERCERA: ACEPTACIÓN Al leer este documento y dar clic en aceptar, declaras que conoces y comprendes el contenido, y autorizas a Codex de manera expresa para tratar tus datos personales. Este consentimiento se recabará al aceptar esta declaración de privacidad mediante nuestros canales digitales, de forma verbal, o por otros medios establecidos por Codex.